Evaluamos los sistemas físicos de ficheros de clientes, optimizamos la velocidad de respuesta en la expedición de correspondencia y diseñamos metodologías de archivo confidencial. Sin software comercial, solo consultoría estratégica con la solidez de la metodología Gravitas.
Solicitar una auditoríaResultados concretos en la gestión de ficheros y correspondencia comercial.
Localiza cualquier expediente de cliente en menos de dos minutos. Nuestra auditoría reorganiza el etiquetado y la estructura física del archivo, eliminando duplicados y carpetas huérfanas.
Acelera la expedición de cartas y notificaciones hasta un 60% sin cambiar de sistema. Rediseñamos el flujo de plantillas, franqueo y registro de salidas para que cada envío tenga un solo paso crítico.
Implementamos protocolos físicos de acceso restringido, rotación de armarios y destrucción segura de documentos. Cada carpeta tiene un nivel de acceso claro y un registro de consultas.
Recibes un manual de procedimientos adaptado a tu oficina. La metodología Gravitas se aplica con reglas claras que cualquier miembro del equipo puede seguir sin depender de software.
Eliminamos las confusiones de destinatario y las cartas devueltas. Estandarizamos las plantillas de correspondencia y el proceso de verificación antes del franqueo.
Cada movimiento de un expediente queda registrado en un sistema de fichas y códigos de color. Sabes quién consultó qué carpeta y cuándo, todo en papel.
Elige el nivel de análisis que mejor se adapte al volumen de tu oficina y la complejidad de tu archivo.
Diagnóstico exprés de ficheros y correspondencia
Acompañamiento completo para reorganizar el archivo
Mantenimiento periódico y actualización de protocolos
Frente a soluciones digitales genéricas, nuestro enfoque se sostiene en el orden físico, la trazabilidad en papel y la confidencialidad sin dependencia tecnológica.
No revisamos pantallas, revisamos armarios, carpetas y registros de salida. Detectamos duplicados, etiquetado inconsistente y pasos redundantes que ningún software resuelve si el proceso base está mal diseñado.
Reducimos los tiempos de expedición de correspondencia reorganizando el flujo físico: estandarización de plantillas, códigos de color en carpetas y rutas de franqueo. En un caso real pasamos de 4 a 1.5 días de media.
Establecemos protocolos de acceso físico, rotación de armarios cerrados y destrucción segura de documentos. La protección de datos no empieza ni termina en un servidor; empieza en el archivador.
Analizamos sistemas físicos de archivo: carpetas colgantes, archivadores de palanca, clasificadores por orden alfabético o numérico, y cualquier método manual que use su oficina para organizar expedientes de clientes. No evaluamos software ni bases de datos digitales.
Una auditoría completa de un sistema de clasificación de hasta 10.000 expedientes suele requerir entre dos y tres jornadas de trabajo in situ. Incluye revisión de etiquetado, tiempos de localización de documentos y estado de las carpetas. El informe final se entrega en un plazo de cinco días hábiles.
No. Nuestro servicio se limita a la consultoría sobre sistemas físicos y flujos de correspondencia en papel. Si necesita digitalizar, recomendamos acudir a un proveedor especializado en escaneo y gestión documental electrónica.
Trabajamos bajo un acuerdo de confidencialidad firmado. El equipo auditor accede únicamente a la estructura de las carpetas y a los metadatos visibles (etiquetas, fechas, códigos), sin leer el contenido de los documentos. Al finalizar, se destruye cualquier anotación realizada durante la visita.
El informe detalla los cuellos de botella identificados, propone un rediseño del sistema de clasificación (nuevo etiquetado, reorganización de secciones, protocolo de rotación) y sugiere mejoras en el flujo de expedición de correspondencia. Incluye un plan de implementación paso a paso.
Sí. Desde despachos unipersonales con un archivador de cuatro cajones hasta departamentos de correspondencia con varios armarios de expedientes. Adaptamos la metodología Gravitas al volumen y la complejidad de cada caso.